Molti progetti ERP che incontrano difficoltà durante l'implementazione hanno iniziato ad accumulare problemi molto prima: quando l'azienda ha chiesto offerte ai fornitori senza aver definito chiaramente le proprie esigenze.
Si contattano tre fornitori, si organizzano alcune riunioni, si ricevono tre offerte. Le proposte sono diverse per contenuti, tempi e costi, ma spesso non è chiaro quanto siano realmente confrontabili. Alla fine si sceglie sulla base del prezzo, delle funzionalità presentate o della capacità commerciale del fornitore.
Dopo qualche mese si scopre che il magazzino funziona in un modo che il software non gestisce facilmente, che la fatturazione prevede eccezioni mai discusse o che alcune attività considerate comprese nel progetto richiedono sviluppi aggiuntivi.
Il problema, in questi casi, non nasce necessariamente dal software o dal fornitore. Nasce dal fatto che l'azienda ha scelto una soluzione prima di aver compreso e definito sufficientemente ciò di cui aveva bisogno.
Cosa succede quando mancano requisiti chiari
Nella nostra esperienza, molte delle difficoltà che emergono nei progetti ERP sono riconducibili a due situazioni ricorrenti: l'assenza di un'analisi preliminare oppure la presenza di requisiti e obiettivi troppo generici.
Le due situazioni sembrano diverse, ma producono effetti simili.
In entrambi i casi, chi prepara l'offerta lavora con le informazioni disponibili: qualche riunione, una descrizione generale dell'attività aziendale e l'esperienza maturata presso organizzazioni simili.
È naturale che il fornitore debba colmare le informazioni mancanti formulando delle ipotesi. Ed è altrettanto naturale che fornitori diversi formulino ipotesi differenti.
Il risultato è che le offerte possono avere perimetri diversi, anche quando apparentemente rispondono alla stessa richiesta.
Le conseguenze più frequenti sono tre:
- Le varianti in corso d'opera. Attività e funzionalità non previste inizialmente emergono durante l'implementazione, generando costi aggiuntivi e modifiche alla pianificazione.
- La scelta di un software poco adatto. Il prodotto selezionato può gestire correttamente la maggior parte delle attività aziendali, ma presentare limiti proprio nei processi più importanti o caratteristici dell'impresa.
- Un progetto che fatica a concludersi. Senza un perimetro e obiettivi sufficientemente definiti, diventa difficile stabilire quando il sistema possa considerarsi completo e pronto per essere utilizzato.
Prima dei requisiti vengono i processi aziendali
L'analisi dei requisiti non dovrebbe iniziare chiedendo quali funzionalità si desiderano nel nuovo gestionale.
Dovrebbe iniziare comprendendo come lavora l'azienda, quali risultati vuole ottenere e quali problemi intende risolvere.
Questa distinzione è importante perché le persone tendono a descrivere le proprie esigenze facendo riferimento alle procedure che utilizzano quotidianamente.
Un responsabile potrebbe, ad esempio, richiedere che il nuovo ERP riproduca esattamente l'attuale procedura di approvazione degli ordini.
Ma quella procedura risponde ancora a un'esigenza organizzativa reale? Oppure è il risultato di limitazioni del vecchio sistema, di abitudini consolidate o di decisioni prese molti anni prima?
Un requisito aziendale dovrebbe descrivere ciò che è necessario ottenere, non necessariamente il modo in cui lo si ottiene oggi.
Questo non significa che ogni progetto ERP debba diventare un progetto di riorganizzazione aziendale. Significa però che la sostituzione del gestionale rappresenta un'occasione per verificare se i processi esistenti siano ancora adeguati.
Senza questa riflessione, si rischia di investire risorse per riprodurre nel nuovo sistema le stesse inefficienze presenti nel precedente.
Cosa dovrebbe contenere un documento dei requisiti
Il risultato dell'analisi dovrebbe essere un documento comprensibile, sufficientemente dettagliato e proporzionato alla complessità dell'azienda e del progetto.
Non deve necessariamente essere un capitolato di centinaia di pagine, né un documento eccessivamente tecnico. Deve però contenere le informazioni necessarie per valutare le soluzioni disponibili e richiedere offerte confrontabili.
In particolare, dovrebbe chiarire alcuni aspetti fondamentali.
1. Quali processi rientrano nel progetto e quali ne restano esclusi.
Vendite, acquisti, magazzino, produzione, amministrazione e controllo di gestione: definire esplicitamente il perimetro è essenziale. Specificare cosa non rientra nel progetto può essere importante quanto descrivere ciò che vi rientra.
2. Quali sono le particolarità dell'azienda.
Listini articolati, gestione di lotti e scadenze, conto lavoro, produzione su commessa, procedure autorizzative particolari.
Sono spesso queste caratteristiche, più delle funzionalità standard, a determinare l'adeguatezza di un ERP rispetto alle esigenze aziendali.
3. Quali dati devono essere migrati.
Anagrafiche, saldi, giacenze, ordini aperti, dati storici. È necessario stabilire quali informazioni trasferire, da quali sistemi provengono e quale sia la loro qualità.
La migrazione dei dati viene frequentemente considerata un'attività tecnica, ma molte delle decisioni che la riguardano sono di natura aziendale.
4. Quali integrazioni sono necessarie.
E-commerce, sistemi bancari, applicazioni di produzione, corrieri, software verticali o altri sistemi già presenti in azienda.
5. Quali vincoli devono essere rispettati.
Tempi, budget, disponibilità delle persone, periodi di particolare attività e scadenze operative che possono condizionare l'avvio del nuovo sistema.
6. Quali requisiti sono indispensabili e quali desiderabili.
Non tutte le esigenze hanno la stessa importanza.
Alcune sono essenziali per il funzionamento dell'azienda, altre possono essere soddisfatte con modalità differenti, altre ancora rappresentano miglioramenti auspicabili ma non indispensabili.
Stabilire queste priorità consente di valutare le offerte in modo più consapevole e di prendere decisioni quando emergono compromessi tra funzionalità, costi e tempi.
Chi dovrebbe condurre l'analisi
Qui emerge una difficoltà frequente.
Per definire correttamente i requisiti servono due competenze: conoscere i processi dell'azienda e comprendere come questi possano essere supportati da un sistema ERP.
La prima competenza è normalmente presente all'interno dell'organizzazione, anche se distribuita tra persone e funzioni diverse. La seconda non sempre è disponibile.
Affidare interamente l'analisi al fornitore del software è una scelta comprensibile, ma presenta un rischio: le esigenze aziendali possono essere interpretate e descritte in funzione delle caratteristiche del prodotto proposto.
Non si tratta necessariamente di scarsa professionalità. È una conseguenza possibile del fatto che chi conduce l'analisi ha anche l'obiettivo di proporre una determinata soluzione.
Un'analisi preliminare indipendente permette invece di partire dalle esigenze dell'azienda, senza vincolarle anticipatamente a uno specifico prodotto.
Il documento che ne deriva diventa una base comune sulla quale richiedere offerte, confrontare le soluzioni e valutare con maggiore precisione tempi, costi e responsabilità.
È un investimento iniziale che deve essere proporzionato al progetto, ma che può evitare costi ben superiori nelle fasi successive.
Il paradosso del tempo
L'analisi preliminare richiede tempo e coinvolgimento delle persone aziendali. È probabilmente questo uno dei motivi per cui viene spesso ridotta o saltata.
Eppure, il paradosso è proprio qui.
Le aziende che rinunciano all'analisi perché non hanno tempo da dedicare al progetto sono spesso quelle che ne avrebbero maggiore bisogno.
Senza obiettivi e requisiti sufficientemente chiari, il tempo risparmiato all'inizio rischia di essere speso successivamente per chiarire incomprensioni, rivedere decisioni, gestire varianti e risolvere problemi che avrebbero potuto essere individuati prima.
Con una differenza importante: quando il progetto è già avviato, cambiare direzione costa generalmente molto di più.
Prima di scegliere un ERP, vale la pena chiarire le proprie esigenze
Se la tua azienda sta valutando l'introduzione o la sostituzione di un sistema ERP, un confronto preliminare può aiutare a individuare le priorità, chiarire i requisiti e affrontare la selezione del software con maggiore consapevolezza.
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Articolo a cura di Invenire Srl, con il supporto di strumenti di intelligenza artificiale per la revisione e l'organizzazione del testo.